Nog maar al te vaak lopen we er bij MKB bedrijven tegenaan dat medewerkers een werkplek aangeboden krijgen die vol zit met veel te moeilijk te gebruiken onderdelen en onnodige tijdsverspillers.
Medewerkers klagen er over dat ze:
- minder productief zijn dan ze zouden willen, omdat ze teveel tijd kwijt zijn met dingen opzoeken en uitzoeken;
- onvoldoende slim samenwerken en onvoldoende hergebruiken wat er al is gemaakt;
- net niet helemaal lekker op mobiele telefoons of tablets kunnen werken, waardoor onderweg of op andere locaties werken niet soepel gaat.
Tsja, da's natuurlijk niet echt handig. Doorvragen leert dat een of meerdere van onderstaande onterechte aannames ten grondslag ligt aan de negatieve smaak bij het gebruik van een Moderne Werkplek.
FOUT 1 : "Wij werken met Microsoft 365, dus alles is opgelost…"
Het 'aan' zetten van Microsoft 365 betekent nog niet dat het ook gebruikt wordt!
De meeste gebruikers weten niet wat je met Delve, Stream, Sway, PowerBI, SharePoint, Yammer en de vele andere gereedschappen kunt doen. En dat is dan ook de eerste veelgemaakte fout die we zien: bedrijven investeren in de aanschaf van Microsoft 365, zorgen dat de mail gemigreerd wordt en dat was het. Het gevolg is dat her en der medewerkers een beetje gaan pionieren (lees 'pielen') en de verschillende functionaliteiten verkeerd of niet worden gebruikt. Zo kun je in Teams geweldig samenwerken met collega’s en/of klanten en partners. Maar als het niet ingericht wordt om je bestaande bedrijfsprocessen eenvoudig te ondersteunen, zullen collega's er weinig mee doen.
FOUT 2 : "Onze collega's zoeken zelf wel uit hoe alles werkt…"
Dit probleem ligt in het verlengde van het vorige probleem. Ach mijn collega's komen er wel uit! In de praktijk blijkt dat dit niet helemaal (of helemaal niet) zo is. Het belangrijkste punt hier is, is dat je veel functionaliteiten niet als of voor een individu moet inrichten, maar dit moet juist organisatie breed gebeuren zodat iedereen er eenvoudig mee kan werken en profijt uit kan halen.
FOUT 3 : "Onze collega's slaan alles wat ze maken altijd vindbaar voor anderen op…"
Je kent het vast wel… je collega is bezig geweest met een prachtig document waar jij, met een paar aanpassingen, hoge ogen mee kunt gooien bij jouw klant. Maar waar staat dat bestand. Na verschillende zoekpogingen en doorspitten van mappen geef je het op. Je probeert je collega nog te bellen, maar die is in bespreking. Nou ja, door tijdgebrek begin je maar aan een nieuw document op basis van wat slides, pagina’s en informatie die je bij andere klanten hebt gebruikt.
Het is een herkenbaar fenomeen en levert twee bijzonder vervelende gevolgen op: we verspillen tijd door niet slim te hergebruiken en we groeien niet in de kwaliteit naar klanten. Het slim nadenken over bestandsopslag in combinatie met werken in teams zorgt voor een hele eenvoudige manier om op te slaan en om terug te vinden. Maar dan moet het wel even goed ingeregeld worden.
FOUT 4 : "We maken een ‘keurslijf werkplek’ dan heeft iedereen een prima omgeving…"
Wat je nog wel eens tegenkomt, is de afgetimmerde werkplek. One fits all. Wel zo veilig, goedkoper te beheren en idiot proof. Klink goed vanuit ICT-perspectief en ook vanwege kostenoverwegingen zeker te verantwoorden. Maar mensen moeten functioneel hun werk kunnen doen en dat is voor een marketeer, een financieel medewerker, sales, HR of voor een klantenservice medewerker toch echt iedere keer heel anders. Om maar niet te spreken in branches als zorg, onderwijs, zakelijke dienstverlening of logistiek.
De one fits all werkplek past meestal helemaal niet. Wat wel werkt is goede standaardoplossingen bedenken en die in een voor de medewerker aan te passen dashboard integreren. Daarmee kan een werknemer zelf zijn omgeving inrichten en tegelijkertijd gebruik maken van slim doordachte standaarden, waarmee hij/zij efficient kan samenwerken en de productiviteit kan verbeteren.
FOUT 5 : "Mijn personeel heeft maximaal oog voor beveiliging en (AVG)wetgeving…"
Ongetwijfeld weten uw medewerkers alles van veilig werken en hebben ze multi-factor authenticatie zelf ingeregeld en alle informatie op hun werkplek ge-encrypted. Ze zullen zeker geen klantinformatie in de mail zetten en hebben een briljant wachtwoordenbeleid. Helaas leert de praktijk dat security op de meest pijnlijke manieren fout kan gaan. Daarom is er in een werkplekoplossing maximaal aandacht nodig voor zaken als malware, mobile device management, encryptie, MFA en een goed wachtwoordbeleid. En natuurlijk maatregelen om ongenode gebruikers en scripts buiten te laten. Een zeer belangrijk aspect van een Moderne Werkplek.
Bovenstaande punten kunnen worden opgelost met een goed werkplekconcept. Maar ja, dat wist je natuurlijk al. Wil je toch nog eens sparren, dan weet je ons te vinden…
Succes begint met de juiste keuze!
