We weten toch wat we moeten doen. Toch? Waarom dan tijd verspillen om alle processen uit te schrijven?
Goede vraag! Maar toch zijn er redenen om te bedenken waarom ook jij cq jouw bedrijf de processen goed in kaart zou moeten hebben cq brengen.
Het kan je bijvoorbeeld helpen risico's te identificeren voor jouw informatiebeveiliging. Erg waardevol, zeker nu in 2024 veel bedrijven, met de invoering van de nieuwe NIS2-richtlijn, met strengere controles te maken krijgen.
Maar om te beginnen, wat is een proces eigenlijk?
Dat lijkt misschien voor de hand liggend, maar toch zijn daar verschillende ideeën over.
Een goed proces heeft altijd een heldere in- en output. Soms is de input de vraag van een klant, maar het kan bijvoorbeeld ook een aanvraag van een andere afdeling zijn. De output is het resultaat van het proces. Dan kan dan een eindproduct zijn, maar meestal is het resultaat van jouw proces weer input voor een nieuw proces. Om tot de output te komen worden er binnen een proces altijd een reeks activiteiten doorlopen. Elk proces heeft uiteindelijk als doel het leveren van een product of dienst.
De meest gebruikte methode om processen te documenteren is BPMN (Business Process Management Notation). Een andere veel gebruikte methode is UML (Unified Modeling Language).
Welke methode je ook gebruikt, een goed beschreven proces kan verschillende voordelen hebben.
- Processen beter maken: Door processen goed te modeleren, kun je vaak in één oogopslag zien waar verbeteringen toegepast kunnen worden.
- Werkinstructies voor nieuwe medewerkers: Waarschijnlijk is het voor jou en jouw collega’s al helemaal duidelijk wie wat doet. Voor nieuwe medewerkers is dit vaak niet het geval. Door werkinstructies te visualiseren raken jouw nieuwe collega’s sneller bekend met jouw bedrijfsprocessen.
- Het vaststellen van verantwoordelijkheden: Een veelvoorkomend probleem binnen organisaties is dat er voor bepaalde processen geen eigenaarschap is. Dit kun je oplossen om bij de registratie van elk proces te noteren wie welke activiteit uitvoert. Hiermee is het voor iedereen meteen duidelijk wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
- Eisen voor een nieuw systeem: Als je een nieuw IT-systeem gaat implementeren, is het van belang dat het duidelijk is waar het systeem aan moet voldoen (ook wel requirements genoemd). Hierbij zijn procesbeschrijvingen van grote waarde.
- Het voldoen aan wetten en normen: Soms is het noodzakelijk processen te beschrijven om te voldoen aan bepaalde wetten en/of normen. Hiervoor noemde ik al de NIS2-richtlijn, maar ook vereisen sommige (ISO) standaarden dat processen goed geregistreerd staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de normen voor ISO 27001 voor informatiebeveiliging en ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement.
- Efficiënte communicatie: Goed beschreven processen dragen bij aan effectieve communicatie binnen een organisatie. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen een gemeenschappelijk begrip hebben van hoe taken en activiteiten worden uitgevoerd.
- Inzichtelijk maken van datastromen: Je kunt dezelfde methodes toepassen om datastromen in kaart te brengen. Dit kan van pas komen voor het koppelen van systemen (API’s) of voor het voldoen aan privacywet- en regelgeving (AVG / GDPR).
Het goed beschrijven van processen kan dus op allerlei manieren meerwaarde bieden. Zorg daarom ook dat jouw procesbeschrijvingen altijd up-to-date zijn. Het duidelijk in kaart brengen van processen kan ingewikkeld zijn. Daarnaast zien wij ook dat veel organisaties uitdagingen hebben bij het vormgeven van (nieuwe) processen is zorgen voor overeenstemming en het creëren van draagvlak binnen de organisatie.
De kans is groot dat jouw bedrijf met een van deze uitdagingen worstelt, gelukkig hoeven jullie er niet alleen voor te staan. Met onze kennis en ervaring kunnen wij een oplossing bieden die goed bij jullie past. Of het nou gaat om certificeringstraject, verandermanagement of een IT-implementatie, samen helpen wij jouw bedrijf die volgende stap te zetten.
Benieuwd hoe wij kunnen helpen? Neem dan contact op! Ik help je graag verder.
